Aménagement flex office
À l’ère du télétravail et du digital nomadisme, l’aménagement flex office est en train de gagner du terrain. Permettant aux entreprises d’optimiser leurs espaces de travail tout en tenant compte des nouveaux usages et des attentes des collaborateurs, il doit cependant être maîtrisé.
Chez 2M, nous nous engageons à créer des environnements de travail flexibles, qui répondent à vos défis actuels de transformation numérique et de recrutement.
Le flex office, le bureau du futur ?
Aujourd’hui, le flex office représente une solution innovante pour les entreprises qui désirent instaurer plus de souplesse dans leur fonctionnement.
Mais qu’est-ce que le flex office exactement ? Il s’agit d’une conception de l’espace de travail où les postes ne sont pas attribués de manière fixe. Au lieu de cela, les employés choisissent leur lieu de travail en fonction de leurs activités du jour. Le rendez-vous hebdomadaire avec l’équipe ? Direction la salle de réunion. Des appels à passer ? En route vers une cabine acoustique.
L’un des principaux avantages du flex office est l’augmentation du taux d’occupation des espaces. En éliminant les postes de travail fixes inutilisés (en raison du télétravail), les entreprises peuvent optimiser leur surface et réduire les coûts liés à l’immobilier. Cela permet aux collaborateurs de choisir leur bureau du jour selon leurs envies, leurs missions et leurs projets.
Le passage à un aménagement flex office peut susciter des objections, notamment en ce qui concerne la perte de repères personnels et de gestion de l’espace. Ces réflexions sont légitimes et doivent être prises au sérieux. Une communication claire, une planification efficace et des solutions de rangement individuelles et sécurisées sont des premiers pas vers le succès du flex office.
Le management joue également un rôle clé dans l’accompagnement des équipes, que cela soit à distance ou sur place, afin d’éviter l’isolement et maintenir le sentiment d’appartenance.
Les zones à prévoir pour le flex office
Le flex office promet donc un cadre de travail dynamique et adaptable. Pour cela, il doit être conçu avec intelligence et disposer de différents espaces pour répondre aux besoins variés des collaborateurs.
Espaces de travail individuel
Ces zones, essentielles dans un contexte de flex office, sont dédiées aux tâches qui requièrent concentration et isolation. Elles se matérialisent par des bureaux individuels, des phone box ou des cabines acoustiques.
Espaces de travail collectif
Les espaces de travail collectif sont au cœur de l’aménagement flex office. Ils favorisent la collaboration, la communication et l’échange d’idées. Ces zones peuvent être meublées avec de grandes tables à partager et des tableaux blancs. La disposition doit encourager la libre circulation et l’interaction spontanée, tout en offrant la possibilité de former des petits groupes pour des discussions ou des projets collaboratifs.
Espaces de réunion
Les salles de réunion doivent être polyvalentes et modulables. Elles peuvent accueillir aussi bien des réunions formelles que des séances de brainstorming. L’équipement technologique, comme les projecteurs, les écrans interactifs et les systèmes de visioconférence, est essentiel pour faciliter les meetings à distance. La modularité du mobilier permet de reconfigurer l’espace selon les besoins spécifiques de chaque rencontre.
Espaces informels
Les espaces informels sont des lieux de détente où les employés peuvent s’éloigner de leur environnement de travail habituel. Ils peuvent prendre la forme de petits salons ou de coin café. Ces espaces sont importants pour stimuler la créativité, offrir une ambiance de relaxation et encourager les interactions décontractées entre collègues.
Espaces de détente
Les espaces de détente sont essentiels pour permettre aux employés de se ressourcer. Ils devraient inclure des éléments confortables comme des canapés, des fauteuils et même un coin sieste. Cet espace doit disposer d’une source de lumière naturelle et d’une décoration chaleureuse. La création d’un cadre “comme à la maison” favorise la déconnexion et invite les collaborateurs à se ressourcer.
Les clés d’un bon aménagement de flex office
Ergonomie
Les postes de travail doivent être conçus pour réduire la fatigue physique et augmenter le confort des employés. Cela implique de choisir des chaises de bureau ajustables qui soutiennent correctement le dos ainsi que des bureaux à hauteur réglable.
L’éclairage joue également un rôle crucial ; il doit être suffisamment clair pour éviter la fatigue oculaire, mais pas trop intense pour causer de l’inconfort. Des solutions d’éclairage naturel, complétées par une source de luminosité douce et artificielle, contribuent à créer un cadre de travail idéal.
Rangements
Avec un aménagement flex office, les postes de travail ne sont pas fixes. Cela implique donc l’intégration de solutions de rangement. Les employés ont besoin d’un endroit sécurisé pour entreposer leurs biens. Cela passe par l’intégration de casiers personnels et d’armoires verrouillables dans les zones de travail.
Il faut également veiller à prévoir des espaces de stockage partagés pour les documents communs et les fournitures de bureau.
Sens du partage
Le sens du partage est un pilier du flex office, une pratique qui s’harmonise parfaitement avec la culture du clean desk. Cette dernière consiste à dégager l’espace de travail et le rendre propre à la fin de chaque journée pour les personnes qui y auront accès le lendemain. Dans le cadre du flex office, tout est partagé et il est donc nécessaire que chaque collaborateur s’engage à maintenir un environnement de travail propre et ordonné.
Le flex office demande d’être à l’écoute
L’adoption du flex office représente une évolution significative dans l’aménagement des espaces de travail, et chez 2M, nous savons que chaque entreprise a ses particularités. Notre mission est d’accompagner nos clients dans une meilleure compréhension de leurs besoins et de ceux de leurs équipes. Le succès d’un aménagement de flex office repose sur une écoute attentive et une analyse approfondie de vos attentes et objectifs.
Notre approche est 100 % orientée client. Nous prenons le temps de discuter avec vous, de comprendre les dynamiques de vos équipes et vos manières de travailler.
Avec 2M, vous bénéficiez d’un partenaire qui vous apporte une expertise complète en design d’espace. De l’étude de conception à la réception du chantier, en passant par la réalisation des plans et choix du mobilier, nous sommes à vos côtés.
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