Voici bientôt 2 ans que la crise sanitaire impose son rythme dans notre quotidien professionnel. Un rythme qui s’est affirmé d’un coup brutal, il y a 1 an, avec une recommandation plus que poussée du télétravail pour tous.
Bien qu’il y ait eu un temps d’adaptation pour nombreux d’entre nous, il serait illogique de renier que cette flexibilité du travail a su conquérir la majorité. Cependant, si l’on en croit la dernière étude de l’Observatoire Cetelem, pas moins de 72% des salariés interrogés ne souhaitent pas rompre totalement avec le bureau.
(Enquête réalisée en ligne par Harris Interactive les 16 et 17 février 2021, sur un échantillon de 1 068 personnes représentatif des Français âgés de 18 ans et plus.)
Dans cette envie de semi-liberté, le Flex Office arrive à point nommé pour satisfaire les deux parties : employeurs et surtout employés. Mais cette alternative plus qu’intéressante doit être prise au sérieux et préparée de façon collégiale pour que son efficacité s’en ressente.
Dans ce court article, 2M Mobilier et Mouvement souhaite vous distiller ses conseils les plus avisés afin que vous puissiez mettre en place le Flex Office dans votre entreprise. Sans que cela n’empiète sur le moral de vos équipes, ni sur la performance de votre entité.
Mais avant cela, petit rappel de ce qu’est le Flex Office.
Rappel du concept de Flex Office
Le Flex Office est très simple à comprendre. Il part du principe que tous les salariés d’une même entreprise ne sont pas toujours au bureau, en même temps. Quand certains sont en congés maladies, d’autres sont en vacances ou en déplacement professionnel, pour 1h, une demi-journée ou plusieurs jours.
Le taux d’occupation des bureaux n’atteint donc jamais 100% et il n’y a rien de mal à ça. Cela fait au contraire partie de la vie en entreprise.
Dans ces conditions, le Flex Office pose les bases d’une organisation de travail où aucun des salariés d’une entreprise n’a de poste fixe. Le Flex Office va encourager la redistribution des postes vacants mais pas que, puisque les espaces collaboratifs – comme les salles de réunion – sont eux aussi pris en compte dans cette démarche.
Ce concept alternatif permet en outre de réduire les coûts, en investissant dans un espace de travail plus petit mais suffisant pour les salariés présents simultanément dans l’entreprise.
Une nouvelle vision des espaces de travail
Sur le papier, nous sommes d’accord pour dire que le Flex Office promet de belles choses. Seulement, il demande un temps de préparation et un temps d’adaptation.
Sur les préparatifs, il vous faudra inévitablement passer par un aménagement de bureau effectué par des professionnels de l’aménagement comme 2M Mobilier et Mouvement.
Vos locaux devront s’ouvrir au travail collaboratif et non plus à l’espace individuel. Le Flex Office remplace en effet le “je” par le “nous”. L’entreprise n’est plus vue comme un lieu de travail mais comme un lieu de vie.
Fauteuils connectées, tables de réunion avec écran, banquettes modulables connectées ou avec tablettes pliables, phone box… Une pléthore de mobiliers nouvelle génération vont venir définir les espaces.
En plus des mobiliers, nous vous recommandons aussi de vous rapprocher d’outils collaboratifs et de communication interne, 2M Mobilier et Mouvement saura vous aiguiller davantage lors du développement de votre projet. L’une des clés du succès du Flex Office réside dans l’échange entre vous et vos équipes entre elles.
Soyez le guide du flex office pour vos équipes
Passer au Flex Office implique aussi un engagement humain, de votre part.
Un engagement auprès de vos équipes pour les accompagner dans cette transition, leur faire comprendre les enjeux, les impliquer aussi, écouter les réticences et les craintes.
Le flex office oblige à un autre mode de travail, les habitudes sont chamboulées et cela peut affecter certains de vos employés.
Vous pouvez par exemple mettre en place des ateliers de discussion, des jeux collaboratifs et des mises en conditions sur quelques jours seulement. Ne vous fermez surtout pas, au contraire, nous vous recommandons la plus grande vigilance et la plus grande écoute de vos salariés.
Avec un socle managérial solide, confiant et tourné vers le collectif, nul doute que vous gagnerez des points.
2M Mobilier et Mouvement est ouvert à toutes vos questions sur le sujet du flex office, n’hésitez surtout pas à nous faire part de vos craintes ou de vos idées quant à ce mode de travail. Nous serons ravis de vous accompagner dans cette transition.
Un exemple de nos projets réalisés : ADVANS GROUP
ADVANS GROUP est un acteur innovant dans l’externalisation de la recherche et développement et l’ingénierie électronique des systèmes embarqués.
La direction de ADVANS GROUP a sollicité 2M Mobilier et Mouvement afin d’aménager un plateau de 650m2 comprenant des salles de réunion connectées et des espaces de travail fonctionnels.
Pour ce projet, ADVANS GROUP s’est totalement reposé sur les expertises de 2M Mobilier et Mouvement, spécialiste de l’aménagement de bureaux, dans le but d’un projet Design & Build, clef en main.
Pour se faire 2M Mobilier et Mouvement a créé au sein de cette espace de 650m2 :
9 salles de réunion personnalisées, 2 espaces Lounge et plusieurs postes de travail non affectés dans un mode de Flex Office.
Le tout intégrant les dernières technologies de visioconférence et d’écrans collaboratifs.
