Flex-office, un mot simple, qui pourtant est dans l’air du temps. Un mot qui est dans toutes les têtes des entreprises, aujourd’hui en quête d’un renouveau en matière d’organisation du travail.
Il faut bien avouer que sur le papier le flex-office est une belle aubaine pour n’importe quelle organisation. Qu’il s’agisse d’une vision employeur, qu’employé.
Mais dans les faits, pour que tout fonctionne sur des roulettes, le flex-office incite à quelques exigences dont doivent s’acquitter les deux parties présentes.
Rappelons que l’une des clés du succès de la mise en place du flex-office en entreprise se trouve dans la coordination sociale, plus que dans l’installation de nouveaux mobiliers ou matériels de travail
Le sujet de notre article du jour va tourner autour de conseils pratiques sur les règles de vie pour un flex-office réussi. Nous avons sélectionné 6 conseils applicables et pertinents pour parfaire votre transformation.
Assurez un espace de travail
Réussir votre passage au flex-office c’est vous muer d’une certaine habileté à assurer que chaque employé qui viendra dans les bureaux aura une place pour travailler.
L’idée est de proposer jusqu’à 0,8 poste par salarié. C’est l’une des caractéristiques du flex-office, diminuer légèrement les places disponibles sachant que les salariés vont moins être au bureau, tout en prenant en compte des retours opportunistes.
Favorisez les espaces d’échanges
Sans faire de votre entreprise un remake du parc Astérix, il est important d’appuyer votre stratégie sur l’aménagement d’espaces conviviaux et informels. Des espaces où le travail collaboratif sera poussé naturellement par les échanges, la disponibilité de chacun et l’utilisation de nouvelles technologies de l’information.
Respectez le besoin d’intimité
Le tous ensemble ne convient pas à tout le monde tout le temps. Certains salariés, plus nostalgiques que d’autres ou moins attirés par l’expérience sociale auront besoin de calme, de s’isoler pour travailler.
Voilà une règle de vie importante à respecter. Celle de la conservation de l’intimité des individus. Vous devrez prévoir des minis-espaces à l’abri des regards indiscrets ou des équipements type phone box pour permettre au besoin à quelques-uns de s’isoler.
Respectez les logiques de travail
Le flex-office élimine la froideur du bureau fermé pour s’ouvrir à la mobilité. Pour ça, nous vous recommandons de réfléchir à la manière dont vous allez pouvoir accentuer la mouvance des uns et des autres durant la journée.
L’astuce est de créer des ambiances de travail, favoriser la concentration dans un espace, favoriser l’échange dans un autre. Votre lieu de travail devra concentrer différentes ambiances pour convenir aux logiques de travail de vos employés.
Cette ambiance, cet environnement sera aussi déterminé par le choix du mobilier, des luminaires et autres équipements de bureau.
Devenez une entreprise 3.0
La mobilité exige des outils de travail autonomes, des réseaux Wi-Fi performants, un stockage qualitatif de fichiers dans le cloud, des systèmes sophistiqués de réservation de salles de réunion, un réseau social interne, mais aussi de la softphonie et des casques audio, des capacités de projection et de visioconférence…
Développez une culture du vivre ensemble
Le point le plus important car le plus difficilement maîtrisable. Dans une logique de flex-office, chaque corps de métier se mélange ce qui peut amener à créer des tensions voire des conflits de voisinage.
Le partage de bureaux passe par des concessions et des efforts quant aux habitudes de travail. Une mentalité qui se travaille parfois plusieurs mois avant le changement, à l’aide d’ateliers, de conférences et de kits documentaires.
Ces conditions pour aspirer à une organisation plus agile et adaptable à l’activité, à une mobilité du personnel, à un véritable décloisonnement, à de l’autonomie et du bien-être, sont nécessaires mais non suffisantes.
Un management de confiance est pour nous l’un des piliers de la réussite du flex-office.
