C’est une évidence, les entreprises sont chaque jour plus nombreuses à adopter un modèle de travail à distance ou hybride. Un engagement qui implique que leurs employés restent motivés et efficaces dans leur travail. Les entreprises doivent donc repenser leur façon de travailler et le fonctionnement de leurs équipes – ce qui implique de repenser leur approche de la gestion et du partage des connaissances.
Une gestion efficace des connaissances est indispensable dans la culture du travail à distance d’aujourd’hui. Les entreprises avec lesquelles nous échangeons régulièrement reconnaissent d’ailleurs volontiers que pour réussir, elles doivent adapter leur stratégie de gestion et de partage des connaissances afin de mieux répondre aux besoins de leurs équipes distantes ou hybrides.
D’après le rapport 2020 Human Capital Trends de Deloitte, 75 % des entreprises considèrent que « la création et la préservation des connaissances au sein d’une main-d’œuvre en constante évolution » sont « importantes » ou « très importantes » pour le succès de leur entreprise au cours des 12 à 18 prochains mois.
Mais comment, exactement, les nouvelles méthodes de travail influencent-elles la façon dont les entreprises abordent la gestion et le partage des connaissances ?
A quel point la gestion et le partage efficaces des connaissances sont indispensables à l’ère du travail à distance et hybride ?
La gestion et le partage efficaces des connaissances permettent aux employés d’être le plus productif possible lorsqu’ils travaillent à distance. En effet, pour accomplir efficacement leur travail, les employés doivent pouvoir accéder facilement aux informations dont ils ont besoin et les partager, quel que soit leur lieu de travail (ou celui de leurs collègues).
La réalité est un peu plus compliquée que ça. On constate qu’un bon nombre d’entreprises ne parviennent pas à répondre aux besoins de leurs employés.
Par exemple, le rapport 2020 de Buffer sur l’état du travail à distance a révélé que 20 % des travailleurs considéraient la collaboration et la communication comme leur plus grande difficulté lorsqu’ils travaillaient à distance, ce qui les plaçait en tête de liste des défis du travail à distance.
En fait, les employés ont besoin de processus de gestion et de partage des connaissances pour être efficaces lorsqu’ils travaillent à distance, mais il faut avouer que beaucoup d’entreprises ne sont pas à la hauteur.
Par conséquent, si vous voulez donner à votre organisation un avantage concurrentiel – pour attirer les talents, les retenir et améliorer les performances – la révision de vos processus de gestion et de partage des connaissances est un excellent moyen d’y parvenir.
Comment l’évolution du travail transforme la gestion et le partage des connaissances
Comme nous l’avons mentionné, adopter une nouvelle approche de la gestion et du partage des connaissances peut vous donner un avantage concurrentiel sur le marché, en permettant à votre équipe de travailler plus efficacement, qu’elle soit au bureau ou à domicile.
Mais la question est de savoir à quoi ressemble cette nouvelle approche. Ou, en d’autres termes, comment devez-vous adapter votre stratégie pour soutenir les nouvelles méthodes de travail d’aujourd’hui ?
Investir le Cloud
Lorsque la majorité des activités se déroulaient dans un bureau central, de nombreuses entreprises choisissaient de stocker leurs données et leurs informations sur un serveur interne. Mais comme la façon dont nous travaillons a changé, la façon dont les entreprises stockent les informations a également dû changer – et cela a impliqué de déplacer l’infrastructure vers le cloud.
Grâce à la gestion des connaissances dans le cloud, les employés peuvent accéder aux informations, fichiers, données et applications dont ils ont besoin, quel que soit l’endroit où ils travaillent. Les équipes peuvent ainsi accomplir leurs tâches rapidement et efficacement, qu’elles travaillent au bureau, à distance ou en combinant les deux.
Des processus encore des processus
Il a toujours été important de disposer de systèmes et de processus clairs en matière de gestion des connaissances. Mais comme de plus en plus d’équipes sont passées à un modèle distant ou hybride, ces systèmes et processus sont devenus encore plus importants.
Pour réussir avec un modèle de travail à distance ou hybride, vous devez disposer de systèmes et de processus clairs et documentés en matière de gestion et de partage des connaissances. Pour que la productivité reste élevée et que le travail avance, les employés doivent savoir comment accéder aux informations, les sauvegarder et les partager de manière organisée, efficace et uniforme.
L’intégration est une nécessité
Quels que soient les systèmes ou logiciels de gestion des connaissances utilisés par les entreprises, si elles veulent qu’ils soient efficaces pour soutenir leurs équipes distantes ou hybrides, ils doivent s’intégrer aux systèmes et logiciels existants de l’entreprise.
Par exemple, si votre entreprise envisage de mettre en œuvre un nouveau système de gestion des connaissances pour stocker des fichiers, ces derniers doivent pouvoir être facilement partagés sur vos plateformes de communication ou de gestion de projet existantes. Et si vous introduisez un nouvel outil qui permettra à vos employés de collaborer plus facilement sur des projets, vous devez vous assurer que cet outil s’intégrera facilement à votre pile technologique existante.
Conclusion ? Les nouvelles méthodes de travail transforment la gestion et le partage des connaissances, mais si vous voulez que cette transformation soit réussie, l’intégration aux systèmes, processus et logiciels existants de votre entreprise est indispensable.
Comme nous l’avons mentionné, la façon dont nous travaillons est en train de changer. Et si vous voulez que votre équipe s’épanouisse dans cette nouvelle façon de travailler, vous devez lui fournir les outils de gestion et de partage des connaissances dont elle a besoin pour réussir dans un environnement de travail à distance ou hybride. Il peut s’agir d’une base de connaissances, d’un lecteur, d’un réseau social d’entreprise, d’une plateforme collaborative ou même d’un lieu de travail numérique.
