La mise en place du flex office dans votre entreprise vous oblige à revoir intégralement l’aménagement de vos espaces de travail. Rappelons que dans un tel contexte, le salarié n’est plus à un poste fixe. Bien au contraire, il a tout loisir d’occuper l’espace qui lui convient pour mener à bien ses missions.
Aménager des bureaux pour répondre aux normes du flex office est avant tout une affaire “human centric”. Cependant, vous ne devez pas oublier que l’aménagement de bureaux flexibles dans son caractère le plus matériel doit être le cœur de votre stratégie.
C’est d’ailleurs pour cela que le marché de l’aménagement de bureau est en plein boom, si l’on peut dire. La crise sanitaire a en effet donné de l’allant aux entreprises pour se renouveler, d’un point de vue matériel et organisationnel.
Toutefois, une telle transformation ne peut se faire sans tenir compte de considérations collectives et individuelles, au-delà des aspects pratiques.
Considérations pratiques du flex office
Le flex office nécessite de repenser l’organisation de vos locaux afin de laisser la liberté à vos employés de s’y rendre lorsqu’ils en ressentent le besoin.
Adapter les espaces
En tant qu’employeur vous devez aussi revoir l’accès à vos locaux pour les personnes en situation de handicap. Surtout ceux qui nécessitent un poste attitré car adapté à leur situation.
D’autres salariés peuvent bénéficier de mesures individuelles d’aménagement, d’adaptation ou de transformation de leur poste de travail, préconisées par la médecine du travail pour des raisons liées à leur santé.
Avant de prendre une décision, vous devrez consulter la médecine du travail pour constater de la compatibilité d’un tel aménagement.
Préserver l’intimité
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’aménager des espaces de travail qui respectent aussi le besoin d’intimité de vos salariés. Des moyens devront donc être mis en place pour préserver leur vie privée et les responsables hiérarchiques devront être formés à au flex-management.
Des places pour tout le monde
L’un des challenges auquel vous devrez faire face, c’est d’évaluer la proportion de vos salariés qui télétravaillent pour que les aménagements mis en place puisse permettre d’accueillir toutes les personnes souhaitant travailler au bureau.
Dans le cas où vous ne mettriez pas en place une telle organisation, les salariés qui n’auraient pas de place pour travailler seraient, légalement, en mesure d’exiger une indemnisation compensatoire pour être obligés d’utiliser leur domicile à des fins professionnelles.
Pour vous accompagner dans cette démarche, il existe plusieurs solutions, capteurs, logiciels comme applications, qui permettent de calculer pour vous le taux d’occupation de vos bureaux. Parmi lesquelles :
Une réflexion commune
La meilleure marche à suivre pour que votre entreprise puisse migrer sereinement vers le flex office, c’est que vous réfléchissiez à une sorte d’articulation intime entre télétravail et aménagement de vos locaux.
La plupart des entreprises aujourd’hui n’ont pas encore cette logique et prennent des décisions en abordant ces deux sujets séparément.
Par conséquent, plusieurs facteurs devront faire l’objet de discussions et d’évaluations en interne, afin de mettre en œuvre une organisation sur mesure. L’implication des élus et syndicats, lorsqu’ils existent, sera essentielle pour réussir cette transition vers le flex office et ajuster de tels aménagements.
