Vous avez déjà perdu un document à cause d’un bureau trop encombré ? Et cette info importante notée sur un post-it que vous n’avez jamais retrouvé… C’est justement ce genre de situation que le clean desk permet d’éviter ! Loin d’être une solution miracle, c’est tout simplement une démarche qui vise à conserver son bureau propre et bien organisé. Cela permet à chacun de ne pas se disperser et de profiter d’un espace de travail clair, propice à la concentration.
Dans cet article, nous vous en disons plus sur le clean desk, ses avantages et comment le mettre en place efficacement dans vos locaux !
Qu’est-ce que le clean desk ? Définition
Le clean desk consiste à maintenir un espace de travail propre, organisé et libre de tout encombrement superflu. Cette approche, dont le nom signifie littéralement « bureau propre » en anglais, vise à créer un environnement professionnel épuré et fonctionnel.
À l’origine, le clean desk avait principalement pour but d’offrir une image soignée et professionnelle des bureaux aux yeux des visiteurs externes à l’entreprise. Au fil du temps, de plus en plus d’organisations ont adopté cette pratique et l’ont formalisée sous la forme d’une politique interne : la clean desk policy.
Cette politique définit le cadre d’application du clean desk, les objectifs visés ainsi que les actions concrètes attendues des employés pour maintenir leurs bureaux organisés. Elle peut par exemple :
- imposer d’éteindre son ordinateur en fin de journée,
- de ranger les dossiers dans les tiroirs et armoires,
- d’éliminer les post-it et documents non essentiels,
- de limiter les effets personnels sur le bureau.
La clean desk policy est particulièrement prisée des entreprises qui manipulent des données sensibles ou confidentielles.
Mais au-delà de ces aspects de sécurité et d’image, la pratique du clean desk offre de nombreux autres bénéfices aux salariés et à l’entreprise, que nous allons explorer plus en détail.
Les avantages d’une clean desk policy
Une meilleure concentration des collaborateurs
Un bureau encombré de papiers et d’objets peut être source de distraction et de stress. Au contraire, un espace dégagé permet de se focaliser sur l’essentiel et d’aborder ses tâches avec un esprit clair. Les employés gagnent ainsi en productivité et en sérénité.
Plus de sécurité et de confidentialité
En encourageant le personnel à ranger systématiquement leurs documents, on limite les risques qu’un dossier confidentiel ne soit vu par une personne non autorisée ou ne s’égare. Cette pratique est particulièrement importante dans les entreprises soumises à des réglementations strictes en matière de protection des données, comme les établissements financiers ou de santé.
Un geste écologique
Limiter l’utilisation du papier et encourager la dématérialisation des documents réduit la consommation de ressources naturelles et la production de déchets. Cette démarche écologique est de plus en plus plébiscitée par les employés, soucieux de donner du sens à leur travail et de contribuer à la préservation de la planète.
Indispensable dans le cadre du flex office
Dans ce mode d’organisation où les employés n’ont plus de poste attitré, il est essentiel que chacun libère totalement son espace de travail en fin de journée. Cela permet à un autre collaborateur d’en disposer le lendemain. Le clean desk fluidifie ainsi le fonctionnement du flex office.
Comment avoir un bureau clean ?
Sensibiliser les collaborateurs au clean desk
Pour mettre en place une politique de clean desk efficace et pérenne, il est essentiel d’impliquer les collaborateurs dans la démarche. La communication et la pédagogie sont des éléments clés pour susciter l’adhésion de tous.
Organisez des sessions de sensibilisation pour expliquer les principes du clean desk, ses avantages, ainsi que les bonnes pratiques à adopter au quotidien. Vous pouvez également nommer des « ambassadeurs » chargés de promouvoir la démarche auprès de leurs collègues et de répondre à leurs questions.
Trier et désencombrer (sans dépersonnaliser)
Encouragez chaque collaborateur à faire le tri sur son poste de travail et à se débarrasser de tout ce qui n’est pas essentiel à son activité. Pour autant, il ne s’agit pas de dépersonnaliser totalement les bureaux. Autorisez quelques effets personnels (photos, plantes…) qui contribuent au bien-être, tant qu’ils restent peu encombrants.
Prévoir des rangements et équipements supplémentaires
Pour faciliter l’organisation, mettez à disposition des collaborateurs des espaces de stockage adaptés. Selon la configuration des locaux, il peut s’agir d’armoires, de caissons individuels ou de casiers partagés. Veillez à ce que ces rangements soient en nombre suffisant et facilement accessibles. Pensez aussi à installer des destructeurs de documents pour éliminer les papiers confidentiels de manière sécurisée.
Favoriser le numérique
Enfin, le meilleur moyen de limiter les piles de dossiers est encore de dématérialiser un maximum de documents. Fournissez à vos salariés les outils numériques nécessaires (espaces de stockage cloud, logiciels de gestion électronique) et formez-les à leur utilisation. Vous pouvez même envisager des challenges « zéro papier » pour les encourager à franchir le pas.
Un aménagement de bureau qui encourage la politique de bureau propre
En tant qu’expert de l’aménagement de bureaux professionnels, nous avons identifié des principes clés pour créer un environnement propice au clean desk.
Tout d’abord, il est essentiel de bien segmenter les différentes zones selon leur fonction. En attribuant un espace distinct à chaque activité (travail collaboratif, concentration, détente, restauration…), on limite le risque que les affaires ne s’éparpillent et ne débordent d’une zone à l’autre.
Par exemple, la zone de détente doit être clairement séparée des espaces de travail. En y installant des rangements fermés, on invite les collaborateurs à y laisser livres, magazines et jeux après utilisation, plutôt que de les poser sur leur bureau.
Il en va de même pour l’espace restauration : en aménageant une cuisine bien équipée et une salle à manger agréable, on incite naturellement les employés à y prendre leurs repas plutôt que de manger à leur poste de travail.
Enfin, dans les entreprises qui ont opté pour le flex office ou le desk sharing, il est primordial de fournir à chaque collaborateur un espace de rangement personnel. Qu’il s’agisse d’une armoire, d’un casier ou d’un caisson mobile, ce rangement accueillera dossiers et effets personnels en fin de journée, permettant ainsi de libérer totalement le bureau pour le prochain utilisateur.
Vous l’aurez compris, un agencement réfléchi de l’espace favorise des comportements compatibles avec la clean desk policy, sans contraindre les collaborateurs. Associé à des actions de sensibilisation et à la fourniture d’outils adaptés, il permet d’ancrer durablement cette solution vertueuse dans la culture d’entreprise.
Chez 2M, nous sommes à vos côtés pour concevoir des environnements de travail propices au bien-être, à la productivité et à la performance. Le clean desk fait partie intégrante de notre approche et nous serons heureux de vous accompagner dans sa mise en place.
